Tijdens een overleg in februari vroegen raadsleden uit de gemeenten Gorinchem en Molenlanden – samen de RES-regio Alblassserwaard – om meer informatie over andere duurzame energiebronnen dan zon en wind. Welke kansen bieden bijvoorbeeld aquathermie, geothermie, thorium en kernenergie of waterstof? RES-coördinator Kirsten Schouten ging aan de slag om over die onderwerpen een informatieavond te organiseren voor de beide raden. Maar: hoe doe je dat het best digitaal?
Hoogwaardig
Direct aan het begin van de coronacrisis was Jarno Groenveld, werkzaam bij de griffie in de gemeente Molenlanden, al op zoek gegaan naar opties om de gemeenteraad online te laten vergaderen. Eén van die opties was GoToWebinar, een softwarepakket dat hoogwaardig online bijeenkomen mogelijk maakt. Dat leek Jarno en Kirsten ook een geschikte manier om de RES-informatieavond over alternatieve duurzame energiebronnen te organiseren. Met behulp van audiovisueel bedrijf De Jong uit Giessenburg startten ze de voorbereiding.
Van tevoren testen
‘Dat was een hele klus’, vertelt Kirsten. ‘We zijn er in de korte tijd die we hadden, intensief mee bezig geweest. Maar we hebben dan ook niks aan het toeval overgelaten. We zochten een goede voorzitter en bij elk onderwerp een deskundige spreker. Samen met het bedrijf dat ons ondersteunde, hebben we gekeken hoe we de techniek optimaal konden inzetten, zodat de uitzending perfect zou verlopen. We hebben alles van tevoren uitgeprobeerd en getest. Dat kostte veel tijd en energie, maar zonder die strakke voorbereiding was het op de avond zelf niet zo’n succes geworden.‘
Veilig
Want een succes was het zeker, beaamt Jarno. ‘Via GoToWebinar hebben we onze bijeenkomst uitgezonden vanuit een centrale studio met professionele technische ondersteuning. De kwaliteit van de beelden en het geluid is dan beter dan wanneer je werkt met Zoom of MS Teams. In de studio zaten de voorzitter en twee betrokken wethouders. De circa 50 deelnemende raadsleden en de sprekers waren vanaf andere locaties via hun webcam verbonden. De spreker die aan de beurt was kwam in beeld, tegelijk met de PowerPointpresentatie die hij of zij had voorbereid. De bijeenkomst werd op YouTube uitgezonden, waardoor inwoners en geïnteresseerden live konden meekijken. Het systeem is veilig, omdat deelnemers zich van tevoren moeten aanmelden. Zo voorkom je dat externen de vergadering verstoren.’
Schwung
Het hele programma duurde al met al een uur en drie kwartier. ‘Langer moet je het niet maken’, vindt Jarno. ‘Digitaal vergaderen is laagdrempelig. Mensen kunnen vanuit huis makkelijk aansluiten. Maar daarin schuilt ook het gevaar dat het snel te lang duurt. Je moet dat dus strak in de hand houden.’ Je moet ook zorgen voor een rustig en vloeiend programma, vult Kirsten aan. ‘De raadsleden konden via de chatfunctie vragen stellen. Die vragen kwamen niet in beeld, en zijn later beantwoord. Zo konden de sprekers in alle rust hun verhaal houden, zonder dat zij werden onderbroken. We hebben ook de uitkomsten laten zien van een online enquête die we onder de inwoners van onze beide gemeenten hebben gehouden, in plaats van de participatiebijeenkomsten die we zouden organiseren. En af en toe stelden we de deelnemers korte vragen via een poll, waardoor je ook wat interactie had. De bijeenkomst verliep zó vloeiend, dat we de geplande pauze zelfs achterwege hebben gelaten. We waren bang dat we anders de ‘schwung’ eruit zouden halen.’
Lokale expertise
Ondanks dat er niets gaat boven persoonlijk onderling contact, kunnen Kirsten en Jarno deze manier van online vergaderen zeker aanraden. Volgens Kirsten is het goed om in de toekomst fysiek vergaderen te blijven afwisselen met online meetings. ‘Alleen al omdat het leidt tot minder reizen en dus ook minder CO2-uitstoot. Maar ook omdat het efficiënt en doeltreffend werkt. Als je goede kwaliteit wilt, betrek er dan een lokaal audiovisueel bedrijf bij, zoals wij hebben gedaan. Ik ben daar heel tevreden over. Tegen behapbare kosten kun je gebruik maken van expertise die je zelf niet in huis hebt. En je steunt er ook nog een lokale ondernemer mee!’
Breed of diep
Ook Jarno is tevreden. ‘Maar als je zo’n online meeting organiseert, moet je van tevoren wel goed bedenken wat je doel is’, adviseert hij. ‘Bij ons wilden de raadsleden zich inhoudelijk laten informeren over andere energiebronnen dan wind en zon. Wij hadden om die reden een breed programma met veel sprekers en relatief weinig ruimte voor interactie. Als je discussie wilt met meer diepgang, moet je het programma dus anders inrichten.’
Contactpersonen:
Fotobijschrift: Bart Bomas van BVR adviseurs geeft een toelichting op de energiestrategie, onder toeziend oog van voorzitter Kees van Willigen