‘Onze route naar de concept-RES loopt via een ‘trappetje’’, vertelt procescoördinator Karin Komdeur. ‘De eerste trede is het atelier, waar we met stakeholders inhoudelijke voorstellen voorbereiden. Via intermezzo’s, een regiegroep en het klimaatberaad kom je op de laatste trede: het besluitvormende portefeuillehoudersoverleg. Dat trappetje wankelde wel even door de maatregelen vanwege het coronavirus. Hoe zouden we nu bijvoorbeeld nog grote informatie- en stakeholdersbijeenkomsten kunnen houden?’

Afwisselend programma

Intussen staat het trappetje weer overeind, maar nu in digitale vorm. ‘We zijn begonnen met wat kleinere online bijeenkomsten’, zegt Karin. ‘Maar hoe organiseer je online een al gepland stakeholdersintermezzo met een groot aantal deelnemers? Daar moesten we wel even goed over nadenken. Uiteindelijk heeft een bureau dat al ervaring had met online trainingen, ons geholpen. Zij hebben vooral de techniek verzorgd en waren moderator. Samen hebben we een afwisselend programma gemaakt om onze stakeholders actief te informeren en te laten meepraten over ons concept-bod.’

Verrassend

Op 23 april was het zover en gingen de ‘digitale deuren’ open voor zo’n 100 stakeholders. Een verrassende opkomst, vindt Karin. ‘Dat waren zelfs meer deelnemers dan er gemiddeld bij de stakeholderbijeenkomsten komen. Waarschijnlijk heeft dat toch met reistijd te maken. Onze regio is vrij uitgestrekt, dus mensen zijn soms lang onderweg. Nu kon je gewoon thuis achter je eigen bureau aanhaken.’ Het overleg verliep via Teams. Is dat goed bevallen? ‘Ja, dat ging prima’, zegt Karin. ‘Het is wel belangrijk dat je er mensen bij hebt die de techniek goed beheersen, die deelnemers kunnen ‘binnenlaten’ en weten hoe je bijvoorbeeld de chatfunctie optimaal benut. In Teams kun je maar vier mensen tegelijk zien, ook daar moet je rekening mee houden. Het inzetten van polls om regelmatig de stemming te peilen over wat er verteld wordt, zorgt ervoor dat je toch goed contact houdt met de groep.’

‘Hawaï-achtergrond’

Karin zat de bijeenkomst zelf voor. ‘Dat was een uitdaging’, lacht zij. ‘Het is heel anders dan het leiden van een fysieke bijeenkomst. Je ziet nu geen bodylanguage of gezichtsuitdrukkingen. Dat is echt een gemis. Je moet ook goed aandacht vragen voor de spelregels. Bijvoorbeeld dat deelnemers geen leuke ‘Hawaï-achtergrond’ uitkiezen, want dat vraagt teveel internet. Of dat zij zichzelf op ‘mute’ zetten als ze niet aan het woord zijn. En dat ze niet met elkaar in één ruimte zitten, want dan gaat het geluid rondzingen. Het is ook belangrijk dat er naast de voorzitter een moderator is die bijvoorbeeld bijhoudt welke vragen en opmerkingen via de chatfunctie binnenkomen.’

Hamvraag

Het programma van de stakeholdersbijeenkomst was een afwisseling van presentaties, een interview met wethouders, af en toe een poll waarin de deelnemers hun mening konden geven en open vragen. De hamvraag was of de deelnemers in grote lijnen mee konden gaan met het concept-bod voor grootschalige opwek van wind en zon. ‘Die is door de meerderheid positief beantwoord’, zegt Karin. ‘En daar kunnen we nu goed mee verder. Op 11 mei gaan we het concept-bod met de stakeholders en daarna  met bestuurders bespreken, waarna op 25 mei besluitvorming kan plaatsvinden. Dan ligt er voor 1 juni een voorlopige concept-RES. In de zomer zullen we de raden, Staten en algemeen besturen van de waterschappen consulteren, zodat zij de concept-RES voor 1 oktober kunnen goedkeuren.’

Café

Na de pauze was er via een nieuwe link nog een atelier over warmte, waaraan een deel van de deelnemers meedeed, aangevuld met mensen die speciaal daarvoor aanhaakten. Het atelier over duurzame opwek ging verder als een soort café, waarin mensen nog wat konden napraten. ‘Al met al waren we heel tevreden’, blikt Karin terug. ‘Inhoudelijk deed de opbrengst niet onder voor wat je bij een normale bijeenkomst ophaalt. De opkomst was goed en via de chat deden veel deelnemers actief mee. Wel moeten we nog eens kijken naar de verschillende tools die hiervoor aangeboden worden. Wij wilden graag werken met Zoom, want dat biedt toch net weer andere mogelijkheden. Maar verschillende van onze gemeenten mochten dat niet, vanwege privacyoverwegingen. Ik zie dat men landelijk bij het NP RES wel met Zoom werkt. We willen nog eens uitzoeken hoe dat zit. Maar het was een succesvolle bijeenkomst. We gaan dit zeker nog vaker doen!’

Contactpersoon: Karin Komdeur - k.komdeur@regioan.nl